Los cambios siempre acaban por llegar a los proyectos, y si no hemos organizado bien las fases de revisión y el propio trabajo, pueden suponer un desafío que a menudo genera frustraciones tanto para ti como para tu cliente. Organizar correctamente un proyecto puede suponer la diferencia entre entregar un trabajo perfecto y acabar feliz, o terminar con una relación profesional y una opinión negativa sobre tu trabajo.
Te explicamos cómo estructurar tu proyecto de manera que el resultado final sea óptimo, y que los posibles problemas que puedan aparecer durante el proceso se conviertan en pequeños éxitos.
La primera toma de contacto es la más importante
Es imposible saber qué quiere tu cliente si no te lo explica. En este punto puede que no conozcas de nada a esa persona que acaba de llegar a ti, y las preguntas que le hagas sobre su proyecto y necesidades definirán el tipo de presupuesto que habrá que desarrollar después.
Intenta obtener todos los datos que necesites para poder trabajar de forma adecuada. Es mejor hacer preguntas que quedarse con algunas dudas. Puede pasar que la persona que nos solicita como profesionales no sepa cómo explicar de forma completa su proyecto, es por eso que, nosotros debemos hacerle esa tarea lo más sencilla posible con una buena dosis de escucha activa y empatía.
¿Cómo hacer un presupuesto correcto?
En la medida de lo posible tendrás que diseñar un presupuesto que se ajuste a lo que el cliente demanda. Aprovecha toda la información que has recabado para convertir el presupuesto en tu mejor aliado, estructurándolo de manera que se entiendan paso a paso las tareas que vas a realizar y el orden entre ellas. Es una buena forma de transmitir orden e ideas claras, y también te ayudará durante el desarrollo del proyecto.
El presupuesto es el lugar ideal en el que establecer los puntos en los que necesitarás un feedback para poder continuar. Incluye en tu presupuesto diferentes entregables que enviarás al cliente y que supondrán los puntos de contacto pactados en los que podrá interactuar indicando cambios o sugerencias. Estos te servirán para poder pasar a la siguiente fase y cerrar de forma definitiva (en teoría debería ser así) las anteriores. Además, no te olvides de concretar el número de cambios que habrá disponibles sobre cada uno de estos entregables.
No te olvides de concretar el número de cambios que habrá disponibles sobre cada uno de estos entregables.
Enfrenta el proyecto de manera ordenada
Durante el proyecto la comunicación es esencial, por eso nuestra recomendación es que utilices herramientas que sean colaborativas, para que así tu cliente pueda ir haciendo comentarios o sugerencias puntuales sobre el trabajo. Además, esta forma de trabajar ayuda a evitar errores de ejecución y a documentar todo el proceso.
En esta fase, aparte de ser la más complicada, pueden surgir problemas con las opiniones del equipo. Es necesario tener la opinión del colectivo que está participando en el proyecto, pero como es lógico, cada uno va a dar la suya y creerá que es la más importante. Para que el proceso de feedback no se descontrole, será necesario reorientarlo. ¿Cómo se hace eso? pide a tu cliente que trate de unificar siempre que pueda el feedback de su equipo.
Ojo, que llega la fase de cambios y correcciones
Aunque a priori puedan parecer lo mismo, en la práctica no tienen nada que ver. Una corrección puede deberse a una falta de ortografía, fotos pixeladas o cualquier error que se encuentre el cliente y que sea tu responsabilidad. A diferencia de la corrección, un cambio se da a través de las revisiones o feedbacks que hayamos pactado previamente en los entregables y suponen modificaciones más amplias sobre el contenido, diseño e incluso sobre el enfoque.
Cómo enfrentarse a los cambios
En esta parte podemos encontrarnos dilemas sobre si los cambios que el cliente nos está pidiendo son necesarios, efectivos o beneficiosos para el proyecto. ¿Se han de aceptar siempre los cambios del cliente? Sí, pero hay matices. Es decir, estás en tu derecho de rechazar un cambio que el cliente te proponga, siempre y cuando sea de la parte profesional del trabajo, ya que el especialista del proyecto eres tú y él ha decidido confiar en ti. Sin embargo, siempre debes escuchar activamente todas las propuestas y tratar de extraer el verdadero significado para el cliente sobre lo que está pidiéndote.
Por ejemplo, si el cliente pide que el logotipo sea más grande, para que destaque más, hay que saber extraer el mensaje subyacente. El cliente quiere que el logotipo destaque más, el decidir si hacerlo mediante el tamaño o cualquier otro recurso está en manos del conocimiento técnico de la persona que lo esté diseñando, que en todo caso tendrá que buscar el mejor camino para que logotipo destaque (cambio de color, cambio de diseño, cambio tipográfico, etc.). Técnicamente hemos rechazado un cambio, porque no hemos cambiado el tamaño del logotipo, pero al mismo tiempo, hemos conseguido hacer que el elemento destaque mediante otra herramienta más adecuada bajo nuestro criterio profesional, por ejemplo, un cambio de color.
Definir las fases del proyecto y concretarlas con el cliente será necesario para que el flujo de trabajo fluya y no se cometan errores básicos. En todos los procesos de trabajo surgen inconvenientes, pero teniendo una buena organización y comunicación profesional-proveedor todo es más sencillo de lo que parece.
